Les meilleures pratiques pour un lieu de travail hybride

Une conversation agréable pendant la pause déjeuner ou une petite conversation le matin à la machine à café sont des moments qui contribuent à créer un meilleur environnement de travail. Des moments qui donnent envie de se rendre au travail tous les matins.

Au cours de l'année écoulée, de nombreuses entreprises ont été contraintes de modifier leur mode de fonctionnement général et, de ce fait, des moments comme ceux-là sont malheureusement devenus rares. Les changements auxquels nous avons été confrontés nous ont offert de grandes opportunités et de grands défis.

Au sein d'une entreprise, les défis sont particulièrement importants pour les responsables des ressources humaines et les personnes chargées de la culture, qui doivent souvent répondre à des questions telles que : "Comment s'assurer que tout le monde a le même niveau de connaissances et de compétences ?

Comment s'assurer que chacun dispose des bonnes ressources pour accomplir ses tâches quotidiennes ?

Comment s'assurer qu'il y a toujours une bonne communication au sein de l'entreprise ?
Comment faire en sorte que chaque employé se sente inclus ?

Nous sommes sur le point de vous donner la solution à ces questions, mais avant de nous y plonger, définissons d'abord ce qu'est un lieu de travail hybride.

Il s'agit d'un modèle d'entreprise qui propose aux employés de travailler dans des bureaux et à distance. D'une entreprise à l'autre, la question est traitée différemment. Ainsi, alors que dans certaines entreprises, chacun peut aller et venir à sa guise, le modèle prévoit dans d'autres une présence pour une durée ou des jours déterminés.

Les employés ont ainsi la possibilité de décider quand et où ils travaillent, ce qui leur permet d'exploiter pleinement leur potentiel. Il arrive que les heures fixes au bureau ne soient pas les plus productives. Dans une telle situation, il serait bon de choisir soi-même son temps de travail.

Pour les employeurs, cela signifie qu'ils peuvent embaucher à l'échelle mondiale et ne sont pas limités géographiquement. Dans chaque entreprise, il y a probablement eu une personne qui n'a pas pu être embauchée en raison de sa situation géographique. Ce n'est plus un problème dans un lieu de travail hybride.

Comment s'assurer que chacun dispose des ressources nécessaires pour accomplir ses tâches quotidiennes ?

Alors qu'au bureau, tout l'équipement est généralement prêt pour tout le monde et peut être emprunté, il en va différemment lorsque vous travaillez à distance. C'est pourquoi il convient de préciser dès le départ quel type d'équipement et de logiciel est nécessaire pour le bureau virtuel.

Chez FABS, par exemple, nous surprenons toujours les nouveaux membres de notre équipe avec une boîte d'accueil. Elle est remplie en grande partie du matériel de travail nécessaire, et en partie d'articles qui sont cool et qui rendent le travail à domicile plus confortable. La boîte est livrée automatiquement à leur domicile avant leur premier jour.

Pour les demandes ultérieures, il est possible de créer une boutique de promotion avec tous les produits nécessaires qui peuvent être expédiés à chaque employé en quelques clics. Ainsi, au lieu de demander toutes les données d'une personne et de les commander pour elle, elle peut rapidement le faire elle-même, et un programme en assurera le suivi.

Ces solutions peuvent faire gagner beaucoup de temps et améliorer votre processus d'intégration. En outre, elles peuvent même créer de la joie pour tout le monde en permettant occasionnellement à vos employés de choisir librement certains produits pour un montant limité.

Comment s'assurer qu'il y a toujours une bonne communication au sein de votre entreprise ?

Pour un environnement de travail réussi, une bonne communication est cruciale, en particulier lorsque quelqu'un commence à travailler dans votre entreprise. Avant qu'il ne commence à travailler, informez-le de tous les projets nécessaires qui sont en cours et de son travail et de ses objectifs pour la première semaine. Le meilleur moyen est de lui créer une feuille de travail. Cela lui permettra d'être parfaitement préparé et plus serein le premier jour. Informez également tous les employés de l'arrivée du nouveau membre de l'équipe et préparez des réunions de prise de contact avec toutes les unités.

Lorsque le premier jour est enfin arrivé, la journée doit commencer pour le nouvel employé par un accueil des fondateurs et une réunion virtuelle avec l'ensemble de l'équipe. Tout au long des semaines suivantes, nous recommandons d'avoir un mentor ou un compagnon pour le nouvel employé. Une personne vers laquelle il peut toujours se tourner lorsqu'il a des inquiétudes ou des questions. Et des questions, il en aura.

Si votre entreprise dispose d'un bureau physique, vous pouvez offrir au nouvel employé un tour de table numérique. Grâce aux réunions virtuelles avec toutes les unités de travail, vous vous assurez que le nouveau membre de l'équipe dispose de tous les contacts dont il a besoin. Nous vous conseillons également de rester régulièrement en contact avec lui et de lui donner un retour d'information sur son travail.

Pour tous les autres employés, il devrait y avoir une réunion hebdomadaire au cours de laquelle toutes les unités de travail parlent de leur travail actuel, informent les autres unités et répondent aux questions si nécessaire.

Comme outil de communication au sein de l'entreprise, mula. propose Slack. La plateforme peut être connectée à plusieurs autres outils, est très facile à utiliser et vous donne la possibilité de partager toutes sortes de fichiers avec d'autres personnes.

Comment faire en sorte qu'un employé se sente inclus ?

Lorsqu'une partie seulement de l'équipe travaille à distance, il arrive souvent qu'elle se sente exclue et peu reconnue par rapport à ses collègues du bureau. En outre, ils peuvent avoir l'impression que leur travail n'a pas beaucoup d'importance.

Pour éviter cela, assurez à vos employés qu'ils et leur travail sont importants et donnez à chacun la possibilité de parler de tout. Slack vous permet de créer des notifications push. Vous pouvez les utiliser pour informer tout le monde des réalisations au sein de l'entreprise. Un autre déclencheur pourrait être l'anniversaire de quelqu'un ou la fin de sa période de probation.

Pour aller encore plus loin, il existe également des programmes qui vous donnent la possibilité d'envoyer automatiquement des cadeaux pour différentes occasions. Par exemple, recevoir un sweat à capuche de l'entreprise comme surprise pour l'anniversaire peut renforcer le sentiment d'appartenance et créer un sentiment d'appréciation.

La dernière chose que nous recommandons est d'organiser des événements informels. Par exemple, un déjeuner virtuel ou un jeu. Les interactions sociales de ce type sont parfaites pour briser la glace et peuvent renforcer la joie sur votre lieu de travail et améliorer les relations entre collègues. Les réunions ne doivent pas nécessairement porter sur le travail.

En gardant toutes ces pratiques à l'esprit, un modèle de travail hybride peut être mis en œuvre dans chaque entreprise. Cela nécessite principalement d'ajuster le processus d'intégration et de consacrer beaucoup d'efforts à la connexion personnelle et à l'engagement dans une culture virtuelle. C'est le travail des responsables des ressources humaines et des personnes chargées de la culture, et il est crucial. Et sans une équipe satisfaite, il ne sera pas facile de satisfaire les clients.